Reuniones no presenciales y voto por escrito en propiedad horizontal

Las asambleas virtuales dejaron de ser una novedad. Muchos conjuntos descubrieron que permiten mayor participación y menos costos. Pero para que sus decisiones sean válidas, deben cumplir condiciones que la Ley 675 de 2001 establece, y que conviene conocer antes de convocar.

Reuniones no presenciales

Los artículos 42 a 44 de la ley regulan las reuniones no presenciales y las decisiones por comunicación escrita. Según estas normas, son válidas cuando se prueba de manera inequívoca que los propietarios pudieron deliberar y decidir, ya sea de manera simultánea (videoconferencia) o sucesiva (intercambio de comunicaciones inmediatas, caso en el que el revisor fiscal da fe). La prueba debe permitir identificar quién participó, el contenido de lo dicho, la hora y la convocatoria.

Decisiones por comunicación escrita

Cuando se decide por escrito, deben cumplirse varias condiciones:

• Se debe haber convocado a todos los propietarios de la copropiedad.
• La mayoría requerida se calcula sobre el total de los coeficientes, no solo sobre los participantes.
• Si los votos se envían en documentos separados, deben recibirse en un plazo máximo de un mes.
• Las actas de estas decisiones deben comunicarse a los propietarios en un plazo de 10 días.
• La ley advierte que, si algún propietario no participa en la comunicación, la decisión puede resultar ineficaz.

Cómo hacer bien una reunión virtual

• Usar una plataforma estable y enviar el enlace con la convocatoria.
• Verificar la identidad y el coeficiente de quienes participan.
• Registrar el quórum al inicio y en cada votación.
• Dejar evidencia de las votaciones, por ejemplo mediante un sistema que registre quién votó y cómo.
• Levantar un acta detallada, y valorar si se graba la sesión informando previamente a los asistentes.

Atención con los temas calificados

El parágrafo del artículo 46 indica que las decisiones que exigen mayoría calificada del 70% no pueden tomarse en reuniones no presenciales. Para esos temas, programa una reunión presencial y consulta con un abogado si existe alguna norma posterior aplicable.

Brecha digital

No todos los propietarios tienen acceso o habilidad con la tecnología. Ofrecer alternativas, como la posibilidad de votar con un poder o de asistir a un punto con apoyo, ayuda a evitar reclamos por falta de participación.

Registro y respaldo

Guarda las convocatorias, las listas de asistencia, las votaciones y las actas. Si alguien impugna la decisión, esa evidencia será determinante.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. La Ley 675 de 2001 y su interpretación pueden cambiar; para decisiones específicas de tu conjunto o edificio, consulta a un abogado especializado en propiedad horizontal o a la entidad competente de tu municipio.