Actas de asamblea: contenido, firmas y plazos que debes cumplir

Cuando alguien discute lo que se aprobó en una asamblea, el acta es el único documento que importa. Un acta incompleta, mal firmada o entregada tarde puede debilitar decisiones que se tomaron bien. Por eso conviene tratarla con el rigor que merece.

Qué debe contener

• Fecha, hora, lugar o modalidad de la reunión.
• Forma en que se convocó y quién lo hizo.
• Verificación del quórum, con el porcentaje de coeficientes presentes.
• Orden del día aprobado.
• Resumen de las deliberaciones en cada punto.
• Textos de las proposiciones y resultado de cada votación, con los coeficientes a favor y en contra.
• Nombramientos efectuados, como consejo, comité o administrador.
• Anexos relevantes, como planillas de asistencia y poderes.

Firmas

Según el artículo 47 de la Ley 675 de 2001, el acta debe estar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea. Es recomendable que ambos la revisen antes de firmar, y que cualquier corrección quede registrada.

Plazos que no se deben olvidar

• Copia a disposición de los propietarios: dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha de la reunión, según el mismo artículo 47.
• Impugnación: la demanda contra una decisión de la asamblea debe presentarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la decisión (artículo 382 del Código General del Proceso, que reemplazó la regla del artículo 49 de la Ley 675, la cual contaba el plazo desde la comunicación del acta).

Como el plazo corre desde la decisión y no desde que se comunica el acta, conviene tenerla lista y a disposición de los propietarios lo antes posible: así pueden revisarla mientras aún están a tiempo.

Cómo llevar un buen registro

• Redactar el borrador cuanto antes, mientras todo está fresco.
• Circularlo a quienes deben firmarla para recibir observaciones.
• Publicar o enviar el acta por los medios que establece el reglamento y guardar evidencia de la fecha.
• Archivar el acta con sus anexos en un libro o en un sistema digital seguro.

Errores frecuentes

• No registrar el coeficiente de cada votación.
• Omitir las proposiciones que no se aprobaron.
• Demorar la elaboración del acta por semanas.
• No guardar los poderes con los que se votó.

Una buena práctica

Mantener un libro de actas foliado y ordenado, con índice de acuerdos, facilita encontrar decisiones pasadas y ahorra mucho tiempo en caso de discusión.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. La Ley 675 de 2001 y su interpretación pueden cambiar; para decisiones específicas de tu conjunto o edificio, consulta a un abogado especializado en propiedad horizontal o a la entidad competente de tu municipio.