Presupuesto anual del conjunto: cómo armarlo y presentarlo a la asamblea

El presupuesto es la decisión más importante de la asamblea ordinaria: de él dependen las cuotas de todo el año. Un presupuesto realista evita sorpresas y cuotas extraordinarias; uno armado con prisa o con datos incompletos termina generando déficits y desconfianza.

Quién lo prepara y quién lo aprueba

Según el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, el administrador debe presentar a la asamblea, para su aprobación, el presupuesto de ingresos y gastos para el año siguiente, incluidas las primas de seguros. Y de acuerdo con el artículo 38, corresponde a la asamblea aprobar o improbar el presupuesto anual y fijar las cuotas.

Cómo armarlo paso a paso

• Partir de la ejecución real: los gastos del último año, mes a mes, por partida.
• Ajustar por inflación y por cambios conocidos: aumentos de salarios, contratos, tarifas de servicios públicos.
• Incluir todos los gastos recurrentes: nómina o contratos de vigilancia y aseo, servicios comunes, mantenimientos, seguros, honorarios del administrador y del revisor fiscal, si hay.
• Agregar el fondo de imprevistos: como mínimo el recargo del 1% que establece la ley.
• Considerar proyectos y mantenimientos mayores: si se prevén obras, definir cómo se financiarán.
• Estimar los ingresos: cuotas ordinarias, intereses, arrendamiento de zonas comunes u otros ingresos, con prudencia sobre la cartera.

Cómo calcular la cuota

Una vez definido el total de gastos, se distribuye entre las unidades según su coeficiente de copropiedad. Revisar que los coeficientes estén bien aplicados evita cobros erróneos.

Cómo presentarlo

• Enviar el proyecto con la convocatoria, para que los propietarios lo estudien.
• Mostrar la comparación con el año anterior y explicar las diferencias importantes.
• Agrupar los gastos en categorías claras y mostrar su peso en el total.
• Explicar qué incluye y qué no incluye cada partida.
• Presentar escenarios si hay decisiones pendientes, como un aumento de personal.

Errores frecuentes

• Subestimar los gastos para que la cuota "se vea baja", lo que obliga luego a cobrar extras.
• Ignorar la cartera morosa en las proyecciones.
• No incluir el mantenimiento preventivo.
• Presentar el presupuesto solo el día de la asamblea.

Seguimiento durante el año

Compara mes a mes lo presupuestado con lo ejecutado, y reporta las desviaciones al consejo. Si algo cambia, mejor explicarlo temprano.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. La Ley 675 de 2001 y su interpretación pueden cambiar; para decisiones específicas de tu conjunto o edificio, consulta a un abogado especializado en propiedad horizontal o a la entidad competente de tu municipio.