Contabilidad y estados financieros del conjunto: qué debe presentar el administrador
Una copropiedad maneja dinero de todos los propietarios, y por eso su contabilidad tiene que ser clara, ordenada y accesible. No hace falta ser contador para entender lo esencial, pero sí saber qué documentos exigir y qué preguntas hacer.
Qué dice la ley
El artículo 51 de la Ley 675 de 2001 asigna al administrador llevar la contabilidad bajo su dependencia y responsabilidad, y preparar y presentar a la asamblea las cuentas anuales, el balance general, los balances de prueba y el estado de ejecución presupuestal. Y según el artículo 38, corresponde a la asamblea aprobar o improbar los estados financieros.
Los informes básicos
- Balance general: muestra lo que tiene la copropiedad (activos), lo que debe (pasivos) y su patrimonio, a una fecha determinada.
- Estado de resultados: ingresos y gastos del período, y el resultado final.
- Ejecución presupuestal: compara lo presupuestado con lo ejecutado, partida por partida.
- Relación de cartera: detalle de lo que adeuda cada unidad, con su antigüedad.
- Conciliaciones bancarias: comparación mensual entre los libros y los extractos del banco.
- Notas explicativas: información adicional sobre criterios, cuentas importantes y hechos relevantes.
Preguntas útiles para fiscalizar
- ¿Los ingresos por cuotas coinciden con lo facturado y lo recaudado?
- ¿Hay gastos sin soporte, o pagos a un mismo proveedor que se repiten sin explicación?
- ¿Cómo evoluciona la cartera?
- ¿Cuál es el saldo del fondo de imprevistos y cómo se ha usado?
- ¿Hay obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social al día?
- ¿Las desviaciones del presupuesto están justificadas?
El papel del revisor fiscal
Cuando existe, el revisor fiscal verifica la contabilidad y dictamina los estados financieros. Su informe da a la asamblea una opinión independiente sobre la razonabilidad de las cifras.
Buenas prácticas
- Entregar un informe resumido mensual al consejo y uno completo a la asamblea.
- Mantener respaldo ordenado de facturas y contratos, ojalá digital.
- Usar cuentas bancarias a nombre de la copropiedad, nunca de personas.
- Publicar a la comunidad un resumen claro, sin datos personales innecesarios.
Transparencia
La confianza no se construye pidiendo que crean, sino mostrando. Las comunidades que presentan informes claros, con gráficos simples y explicaciones, tienen menos conflictos y más cumplimiento en el pago de las cuotas.
EDIFINEX emite las cuotas de administración, ordena las cuotas extraordinarias y concilia el banco, para que las cuentas del conjunto estén claras cada mes.
Solicitar demo gratuitaEste artículo es informativo y no constituye asesoría legal. La Ley 675 de 2001 y su interpretación pueden cambiar; para decisiones específicas de tu conjunto o edificio, consulta a un abogado especializado en propiedad horizontal o a la entidad competente de tu municipio.