El administrador de propiedad horizontal: funciones y responsabilidad

El administrador es la cara visible de la propiedad horizontal: cobra las cuotas, contrata, atiende reclamos y representa legalmente a la comunidad. Con tanto poder, es importante que propietarios y consejo conozcan sus funciones y los límites de su responsabilidad.

Quién lo nombra

Según el artículo 50 de la Ley 675 de 2001, el administrador es designado por la asamblea general o, si existe, por el consejo de administración, por el período que fije el reglamento. Es el representante legal de la persona jurídica.

De qué responde

El administrador responde por los perjuicios que cause a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros por dolo, culpa leve o culpa grave. La ley presume la culpa leve cuando incumple sus funciones o se extralimita en ellas. Eso no significa que sea responsable de todo, pero sí que debe actuar con diligencia y dejar evidencia de sus decisiones.

Funciones principales

El artículo 51 enumera sus funciones. Entre las más relevantes:

• Convocar a la asamblea y presentar el balance y el presupuesto.
• Llevar la contabilidad, los libros y la correspondencia de la copropiedad.
• Cobrar las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y los intereses, incluso mediante cobro judicial.
• Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica.
• Ejecutar las decisiones de la asamblea y del consejo.
• Notificar las sanciones que se impongan.
• Expedir los paz y salvos de cuotas.
• Cuidar y vigilar los bienes comunes.

Idoneidad y pólizas

La ley prevé que, en conjuntos residenciales y en edificios de uso mixto o comercial, el administrador acredite idoneidad según lo que determine el Gobierno, y que se puedan exigir pólizas de cumplimiento. Conviene verificar con asesoría legal qué requisitos están vigentes al momento de contratar.

Cómo evaluar su gestión

• Informes periódicos al consejo, con estados financieros y ejecución del presupuesto.
• Cumplimiento de los plazos legales: asambleas, actas, rendición de cuentas.
• Atención oportuna de reclamos y respuesta a los propietarios.
• Estado de la cartera y acciones de cobro.

Qué dejar por escrito

Un contrato claro con funciones, honorarios, garantías y causales de terminación evita malentendidos. Y un acta de entrega al finalizar, con inventario de documentos y bienes, protege a ambas partes.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. La Ley 675 de 2001 y su interpretación pueden cambiar; para decisiones específicas de tu conjunto o edificio, consulta a un abogado especializado en propiedad horizontal o a la entidad competente de tu municipio.