Cómo preparar la asamblea: checklist para el administrador

Una asamblea ordenada no depende de la suerte: depende de la preparación. El administrador que llega con la convocatoria bien hecha, la información lista y el acta pensada de antemano evita la mayoría de los problemas. Esta lista sirve como guía.

Con 30 a 45 días de anticipación

• Revisar el reglamento: tipo de reunión, forma de convocar y quórum requerido.
• Elegir la fecha, la hora y el lugar o la modalidad, con facilidad de acceso.
• Confirmar el cierre contable y preparar los estados financieros.
• Elaborar el presupuesto del año siguiente.
• Reunir los temas que deben decidirse y las propuestas pendientes.

Convocatoria

• Enviarla con al menos 15 días calendario de anticipación para la reunión ordinaria.
• Incluir fecha, hora, lugar o modalidad y orden del día, y la relación de los propietarios que no estén al día en sus obligaciones, como prevé el artículo 39.
• Usar los medios que el reglamento prevea y conservar constancia de envío.
• Indicar cómo se registrarán los poderes y qué documentos se requieren.

Documentos que acompañan

• Estados financieros y ejecución presupuestal.
• Proyecto de presupuesto y cuotas propuestas.
• Informe del administrador y, si existe, del consejo y del revisor fiscal.
• Propuestas de obras o cambios, con cotizaciones.
• Candidatos para el consejo y otros cargos, si hay elecciones.

Poderes y representación

El artículo 37 de la Ley 675 de 2001 regula el derecho al voto: los propietarios pueden participar directamente o por medio de representantes o delegados. Define con anticipación el formato de poder que acepta el reglamento, verifica que cumpla los requisitos y revisa con un abogado las restricciones aplicables, por ejemplo respecto de los propietarios en mora o de que el administrador represente a otros propietarios, que deben confirmarse en la norma y en el reglamento vigentes.

El día de la asamblea

• Llegar con tiempo para preparar el espacio y la lista de asistencia.
• Registrar la asistencia con el coeficiente de cada unidad y verificar el quórum.
• Nombrar presidente y secretario, y definir quién redactará el acta.
• Presentar los puntos en orden, con tiempos para preguntas.
• Registrar cada votación: porcentaje de coeficientes a favor, en contra y en blanco.
• Verificar el quórum antes de decisiones que requieran mayorías calificadas.

Después de la asamblea

• Elaborar el acta, que incluya fecha, quórum, decisiones y votos.
• Hacerla firmar por presidente y secretario.
• Poner copia a disposición de los propietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes.
• Comunicar las decisiones y hacer seguimiento de su cumplimiento.
• Archivar los soportes, como poderes, listas de asistencia y convocatoria.

Si el quórum no se logra

Prepara con anticipación el plan para la reunión de segunda convocatoria, conforme a lo previsto en la ley y en el reglamento, y comunica con claridad las fechas.

Una última recomendación

Haz un ensayo con el consejo unos días antes: presentar el orden del día y las propuestas ayuda a detectar vacíos, anticipar preguntas y hacer más fluida la reunión.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. La Ley 675 de 2001 y su interpretación pueden cambiar; para decisiones específicas de tu conjunto o edificio, consulta a un abogado especializado en propiedad horizontal o a la entidad competente de tu municipio.