Expensas comunes necesarias y extraordinarias: qué se paga y quién decide

Cada mes, los propietarios pagan una cuota de administración, y de vez en cuando aparece una cuota extraordinaria. La diferencia entre ambas no es solo de monto: define quién la decide, con qué mayoría y qué gastos pueden cubrir. Entenderla evita discusiones y reclamos.

Expensas comunes necesarias

Según el artículo 3 de la Ley 675 de 2001, son las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes. Incluyen, por ejemplo, gastos de mantenimiento, reparación, reposición y vigilancia. En edificios comerciales, los costos de mercadeo se consideran necesarios, salvo que el reglamento diga otra cosa.

Quién las paga

El artículo 29 establece que los propietarios deben contribuir a las expensas necesarias en proporción a su coeficiente de copropiedad. La obligación existe aunque el propietario no ocupe su unidad ni use un servicio común. Y hay solidaridad con quien la tenga a cualquier título, por las expensas ordinarias.

Reglas particulares

• En edificios residenciales y de oficinas, los propietarios de bienes privados ubicados en el primer piso no están obligados a contribuir a los gastos de ascensores, siempre que no exista servicio de ascensor para acceder a su parqueadero, depósito u otros bienes privados o de uso general, según el parágrafo 3 del artículo 29. En otros tipos de edificio, solo si lo prevé el reglamento.

Expensas extraordinarias

Son las que se causan por necesidades no previstas en el presupuesto ordinario, como una reparación mayor o una mejora. La asamblea aprueba las cuotas para expensas ordinarias y extraordinarias, y la ley exige una mayoría calificada del 70% cuando la cuota extraordinaria supera cuatro veces el valor de las expensas necesarias mensuales en un año, o cuando se trata de expensas distintas de las necesarias.

Cómo diferenciarlas en el presupuesto

• Ordinarias: administración, vigilancia, aseo, servicios públicos comunes, mantenimientos periódicos, seguros.
• Extraordinarias: reparaciones mayores, obras, compras de equipos no previstos, mejoras.

Transparencia

Cada cuota extraordinaria debería estar acompañada del acta que la aprueba, la descripción de su destino y un cronograma de pago. Y su ejecución debe reportarse a la comunidad con facturas y avances.

Un error frecuente

Financiar con cuotas extraordinarias gastos que correspondían al presupuesto ordinario. Eso desordena las cuentas y genera desconfianza. Es preferible presupuestar bien, incluir mantenimientos preventivos y mantener un fondo de imprevistos saludable.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. La Ley 675 de 2001 y su interpretación pueden cambiar; para decisiones específicas de tu conjunto o edificio, consulta a un abogado especializado en propiedad horizontal o a la entidad competente de tu municipio.